Alcanzar la eficiencia operativa es una de las metas empresariales más destacadas en la actualidad. Esto se puede lograr utilizando sistemas de automatización, como la maquila de nómina o payrolling.
Cuando se hace uso de la maquila de nómina, se reducen los costos de operación. Los espacios de trabajo adquieren más provecho y la carga de trabajo es menor para las áreas donde se aplique.
Sin duda, los beneficios de la maquila de nómina pueden ayudar a que tu empresa funcione mucho mejor. Descubre cómo puedes sacar el mayor provecho para mejorar la parte operativa de tu empresa.
¿Qué es la maquila de nómina?
La maquila de nómina es cuando se realiza el proceso para el cálculo del pago del salario para cada uno de los colaboradores de una organización, con el apego a las disposiciones fiscales y legales. El cálculo de la nómina toma en consideración el pago de impuestos, retenciones, obligaciones patronales así como las prestaciones de ley como el seguro social, primas vacacionales, utilidades, aguinaldo y prestaciones dadas por la organización.
El cálculo de nómina es un proceso bastante complejo que usualmente toma muchísimas horas de trabajo para el departamento de Recursos Humanos. Especialmente cuando la organización no cuenta con un proceso automatizado o estandarizado.
Entrenar al equipo de RRHH en temas de licenciamiento y plataformas de instituciones como el SAT, IMSS, INFONAVIT así como el cumplimiento de la Ley Federal de Trabajo y Ley de Impuestos sobre la Renta es bastante complejo. Por esta razón, las organizaciones comprometidas con enfocar a su equipo de trabajo en actividades clave de su departamento se apoyan de especialistas en Recurso Humano como Consolidé.
¿Qué disposiciones legales se deben tomar en cuenta en la maquila de nómina?
A continuación te compartimos las disposiciones legales o en su caso, las leyes mexicanas que son contempladas al momento de hacer la maquila de nómina:
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IMSS
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INFONAVIT
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Ley Federal de Trabajo
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Ley de Impuestos sobre la Renta
Proceso para realizar una maquila de nómina
Cada proveedor de maquila de nómina o payrolling tiene su proceso interno, sin embargo, los pasos esenciales son:
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Análisis de la nómina
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Evaluación de los puntos más importantes
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Personalización del proceso
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Realización de pruebas
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Procesamiento de nómina y servicios
¿Cómo puede ayudar la maquila de nómina o payroll?
La nómina está relacionada con los principios del contrato de trabajo, los servicios prestados y la remuneración correspondiente. En México, se deben cumplir ciertos requisitos con instituciones gubernamentales, cómo: IMSS, INFONAVIT, SAT, STPS, entre otras; este proceso puede generar una nómina muy tediosa, incluso, la ejecución incorrecta puede resultar en multas y costos adicionales para la organización, además puede deteriorar el clima laboral.
Al utilizar un sistema de maquila de nómina se obtienen muchas ventajas a nivel administrativo. Esto permite un funcionamiento empresarial óptimo, lo que incentiva el crecimiento a mediano y largo plazo.
Se requiere de un licenciamiento de software automático para procesar nómina, el cual, te permitirá organizar altas y bajas de tu personal, movimientos ante el IMSS y calcular tus percepciones y retenciones. Esto automáticamente evita los errores humanos, previniendo multas innecesarias.
El tiempo se puede implementar de manera adecuada, debido a que los cálculos se hacen de forma automática. Así, el personal humano, los espacios físicos y recursos pueden enfocarse en otras necesidades de la empresa.
Además, el desarrollo de un programa de maquila de nómina se adapta a las necesidades y complejidades de todo tipo de negocio. Desde las pequeñas y medianas empresas, hasta las grandes corporaciones pueden beneficiarse.
Con herramientas digitales, será mucho más sencillo llevar un registro adecuado de entradas y salidas, así como las horas trabajadas. Esto permite una eficiencia operativa que promueva la expansión empresarial más óptima.
Beneficios de la maquila de nómina
Existen numerosos beneficios que la maquila de nómina ofrece para las organizaciones:
Costos ocultos
Los costos ocultos pueden evitar la eficiencia operativa. Estos son gastos que se generan en la empresa y que no necesariamente están a la vista. Algunos de los costos escondidos más comunes son:
- Electricidad y consumibles
- Obsolescencia electrónica
- Inventario
- Pérdidas o robos
- Accidentes
Desde el material de papelería hasta el mantenimiento de los equipos electrónicos, todos estos gastos pueden ser invisibles. Cuando se presenta la necesidad de arreglar el problema, la solución puede ser más costosa.
El equipo de trabajo de Consolidé te ayudará a trabajar más fácilmente para identificar este tipo de costos escondidos. Con el uso de nuestro software especializado y el trabajo de nuestros profesionales, será mucho más sencillo planificar una estrategia.
Así, al utilizar el software de maquila de nómina es posible integrar todos los departamentos. Esto, a su vez, facilita la información precisa y en el momento adecuado para no pasar nada por alto y evitar los costos escondidos.
Disminución de papel para operaciones de maquila de nómina
Además de ser un beneficio para el planeta, la disminución de papel representa una mejora operativa. Al no necesitar imprimir ningún documento para maquilar tu nómina, se eliminan los gastos de papelería.
Las impresoras, hojas y cartuchos de tinta son cosa del pasado. El espacio físico destinado para almacenar y archivar documentos puede ser utilizado con mayor eficiencia.
Básicamente, con la administración de nómina puedes eliminar costos ocultos que no eran productivos para tu empresa. Reducir la cantidad de basura generada es una forma de contribuir a la salud de nuestro planeta Tierra.
Apertura de registros
A través de un software de maquila de nómina, la apertura de registros más sencilla. Debido a que el sistema es automatizado, el cálculo de horas trabajadas y salarios es preciso.
Cuando se aceleran los procesos de registro, el tiempo se ocupa de forma mucho más eficiente. Este es otro de los puntos para alcanzar la eficiencia operativa, de esta forma garantizas la productividad, reduciendo costos ocultos.
Utilizando esta herramienta puedes llevar un registro fidedigno de la actividad de tus empleados. ¿Sabes qué es lo mejor? La respuesta es sencilla: Se adapta a cualquier tipo de empresa, inclusive a las PyMes.
Procesos administrativos
La eficiencia operativa se alcanza mejorando las distintas áreas de oportunidad de cada empresa. Uno de los puntos donde estas mejoras son más significativas, es dentro de los procesos administrativos.
Con un software de maquila de nómina viene también la asesoría de profesionales. Esto te permitirá identificar cuáles son tus necesidades y la mejor forma de aplicar una solución a largo plazo.
Para alcanzar la eficiencia operativa, es importante identificar todas las áreas que pueden ser mejoradas. Una vez que aplicas la maquila de nómina, todos los procesos administrativos se vuelven mucho más orgánicos y sencillos.
¿Cómo elegir un servicio de maquila de nómina?
La maquila de nómina puede ahorrar muchísimo tiempo del personal en el cálculo de salarios mes a mes. A la par, existen otros beneficios como el ahorro de costos, la prevención de multas y recargos por un equivocado cálculo.
Aquí te daremos algunos tips para elegir el aliado de maquila de nómina más adecuado para tu organización:
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Seguridad en el proceso de payrolling o maquila de nómina
La contratación de un servicio de maquila de nómina debe de tener como prioridad la seguridad dentro del proceso así como de los datos utilizados para la gestión. No dudes en preguntar a tu proveedor cualquier duda que tengas.
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Adecuación del modelo de maquila de nómina que será implementado
Depende del tamaño de tu organización así como sus características. ¿Esto por qué? Todas las empresas son diferentes, cuentan con distintas prestaciones, días de pago así como el número total de la plantilla.
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Anticipar y contemplar cambios en las leyes
Toda empresa que ofrezca sus servicios de maquila de nómina debe estar al día con los cambios en las legislaciones pertinentes. En Consolidé somos uno de ellos.
Conclusión
Existen distintos factores que pueden entorpecer la eficiencia operativa de una empresa. El manejo y administración de la nómina, así como los costos ocultos pueden estar evitando que tu empresa avance.
Para ayudar a mejorar los procesos administrativos, se crearon los programas de maquila de nómina. Están diseñados para adaptarse a cualquier tipo de empresa y darles las soluciones para mejorar su eficiencia operativa.
Si estás buscando mejorar tu empresa y cumplir con la reglamentación, no lo dudes más. En Consolidé contamos con el software y los especialistas que necesitas. Con una atención personalizada para que tu negocio alcance su mayor crecimiento.